Płatności internetowe dla firmy: co musisz ustawić, zanim przyjmiesz pierwszą złotówkę

Płatności internetowe wyglądają na problem techniczny, a w praktyce techniczny jest w nich jeden krok z siedmiu. Pozostałe sześć to formalności, decyzje i dokumenty, przy czym najdłuższy z nich nie zależy ani od Ciebie, ani od dostawcy bramki.

Ta lista jest ułożona w kolejności, w której naprawdę wykonuje się te kroki, a nie w kolejności, w której się o nich myśli. Różnica jest istotna, bo weryfikacja firmy trwa najdłużej i warto ją uruchomić, zanim ktokolwiek dotknie kodu.

Siedem rzeczy, po kolei

Krótkie podsumowanie na początek, żebyś wiedział, na co się piszesz. Szczegóły każdego punktu są niżej.

1. Firma i rachunek bankowy

Bramka wypłaca środki na rachunek firmowy, więc potrzebujesz zarejestrowanej działalności i konta założonego na tę samą firmę. Rachunek prywatny odpada, i to nie z uprzejmości: agent rozliczeniowy sprawdza zgodność danych właściciela rachunku z danymi firmy, która przyjmuje płatności.

Jeśli dopiero zakładasz działalność, zrób to najpierw. Cała reszta listy opiera się na danych rejestrowych, których jeszcze nie masz.

2. Weryfikacja i dokumenty

To jest ten krok, który trwa najdłużej, i ten, na który nikt z uczestników nie może obiecać terminu. Licencjonowany partner rozliczeniowy ma obowiązek sprawdzić firmę i osoby ją reprezentujące, bo wymagają tego przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Przygotuj wcześniej:

• dane rejestrowe firmy, numer NIP i REGON,
• dokument tożsamości osoby reprezentującej firmę,
• opis tego, co i komu sprzedajesz, wraz z adresem sklepu,
• informację o beneficjentach rzeczywistych, jeśli firma jest spółką.

Warto wiedzieć, że nikt uczciwy nie zagwarantuje Ci, że konto zostanie uruchomione. Decyzję podejmuje partner rozliczeniowy, a nie dostawca bramki. Kto obiecuje pewne uruchomienie, obiecuje coś, na co nie ma wpływu.

3. Wybór metod płatności

Nie chodzi o to, żeby mieć wszystko. Każda dodana metoda to jedna decyzja więcej na ekranie płatności, a decyzje kosztują. Dla większości polskich sklepów sensowna baza to trzy pozycje:

• BLIK, jako metoda pierwszego wyboru dla klientów z Polski,
• karta, dla klientów spoza Polski i dla wyższych koszyków,
• szybki przelew, dla osób przyzwyczajonych do swojego banku.

Sprzedajesz abonament albo dostęp odnawialny? Dołóż płatności cykliczne. Sprzedajesz poza sklepem, na przykład z oferty wysyłanej mailem? Wystarczy link do zapłaty.

4. Podłączenie techniczne

Najkrótszy krok z całej listy, mimo że budzi najwięcej obaw. Jeśli sklep stoi na popularnej platformie, instalujesz wtyczkę, wklejasz klucze i podajesz adres webhooka. Zwykle jedno popołudnie: WooCommerce, Shoper, PrestaShop.

Jeśli sklep jest autorski, zostaje REST API i webhook, opisane na stronie szybkie płatności w sklepie internetowym. Cztery operacje wystarczą.

Niezależnie od drogi obowiązują trzy zasady: status bierz z webhooka, kwotę ustalaj na serwerze, a wdrożenie sprawdź najpierw w piaskownicy.

5. Regulamin i obowiązek informacyjny

Te dokumenty są po Twojej stronie i bramka ich nie załatwi, ale ich brak potrafi zatrzymać weryfikację, bo partner rozliczeniowy patrzy na sklep, a nie tylko na wniosek.

• Regulamin sklepu i polityka prywatności, dostępne przed złożeniem zamówienia.
• Całkowita cena widoczna możliwie wcześnie. Koszt dostawy dodany na ostatnim ekranie jest najczęstszą przyczyną porzucenia koszyka.
• Informacja o prawie odstąpienia: konsument ma czternaście dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość.
• Widoczne metody płatności przed potwierdzeniem zamówienia.

6. Rozliczenie i księgowość

Najczęstsze nieporozumienie w pierwszym miesiącu: na konto wpływa kwota po potrąceniu prowizji, ale przychodem jest kwota brutto transakcji, a prowizja operatora jest kosztem. To dwie osobne pozycje i księgowość potrzebuje obu.

Dlatego zestawienie transakcji z panelu i faktura VAT za usługę bramki to dwa różne dokumenty. Pierwszy pokazuje sprzedaż, drugi koszt jej obsługi. Zanim ruszysz, ustal z księgowością, w jakiej formie chce te dane dostawać.

To nie jest porada podatkowa, tylko lista rzeczy do sprawdzenia z własną księgowością.

7. Test na prawdziwym zamówieniu

Piaskownica służy do tego, żeby zobaczyć nie tylko szczęśliwą ścieżkę. Przejdź cztery drogi, a wyłapiesz prawie wszystko, co potem generuje zgłoszenia:

1. zamówienie opłacone do końca,
2. zamówienie z odmową płatności i powrotem do wyboru metody,
3. potwierdzenie płatności i zamknięcie przeglądarki bez powrotu do sklepu,
4. zwrot częściowy, ze sprawdzeniem, czy kwoty zgadzają się w obu panelach.

Na końcu zrób jedno prawdziwe zamówienie na małą kwotę. To jedyny sposób, żeby wykluczyć klucze testowe zostawione na produkcji.

Ile to wszystko trwa

Kroki techniczne i dokumentowe da się zrobić w kilka dni. Weryfikacja firmy jest zmienną, której nikt uczciwie nie obieca, bo prowadzi ją licencjonowany partner rozliczeniowy zgodnie z przepisami. Dlatego kolejność z tej listy ma znaczenie: uruchom weryfikację wcześnie, a resztę rób w tym czasie równolegle.

Zanim zaczniesz, warto policzyć koszt, bo to jedyna rzecz z tej listy, którą można ustalić w pięć minut i bez niczyjej zgody. Wpisz swój obrót i średni koszyk w ranking operatorów płatności online, a zobaczysz kwotę obok publicznych cenników innych operatorów. Szerszy przewodnik po całym temacie stoi na stronie płatności online.